@Goofy
jetzt nehme ich mir mal die Zeit meine "Papierkriestaktik" niederzuschreiben
wer mich kennt - ich sag nur Stichwort Kleiderschrank ausmisten - weiß, dass das lang wird.
Vorab gesagt, ich hatte schon viele Systeme, die alle nicht so richtig funktioniert haben und wenn, dann nur kurze Zeit. Dieses funktioniert seit einem guten halben Jahr bestens, ist allerdings ein Mischsystem aus zwei Systemen, man kann das natürlich auch anders machen und es ist nur meine Methode, man nehme sich raus, was zu einem passt und der Rest darf ignoriert oder verbessert werden.
Früher hatte ich ein System mit "Hängeregistraturen", also diesen Hängemappen. Das hat teilweise sehr gut funktioniert, aber bei Bereichen, in denen man sehr viele Unterlagen bekommt oder der Durchsatz von dazukommenden Unterlagen und rausgehenden Unterlagen sehr hoch ist, hat es irgendwann nicht mehr funktioniert. Dadurch habe ich die Papiere und Briefe ständig in Kartons gepackt, um sie "irgendwann" zu sortieren und dieses Irgendwann kam natürlich nie und das Chaos wurde immer größer.
Jetzt habe ich ein Mischsystem: Da ich einen total genialen Rollcontainer mit Haltestangen für diese Hängemappen besitze und sie sich für einige Bereiche auch bewährt haben, habe ich das für zB Arbeitszeugnisse (bekomme ich nicht ständig neue, da ich nicht stänidg die Arbeit wechsel), Arbeitsvertrag (kommt nur gelegentlich eine Ergänzung oder Verlängerung dazu) und ähnliches zum Aufbewahren. Ist insgesamt sehr platzsparend und falls man mal was nachschauen möchte oder ein dazukommendes Blatt abheften möche, geht das schnell und unkompliziert. Kann man natürlich auch alles in Ordnern aufbewahren und wenn ich diesen Rollcontainer nicht hätte, würde ich es ehrlich gesagt auch in Ordner packen. Muss jeder für sich selbst wissen, ist bekanntlich auch alles Typsache und man findet schon raus, womit man zurechtkommt oder womit nicht. Damit will ich nur sagen: Wer diese Hängeordner besitzt (weil er vielleicht Simplyfy your life gelesen hat) kann die weiternutzen, neu anschaffen würde ich sie mir nicht.
Wer trotzdem mit Hängemappen arbeiten will (sie haben durchaus ihre Vorteile, deshalb hat das System auch eine ganze Weile funktioniert und funktioniert in Teilen immer noch sehr gut bei mir), dem empfehle ich welche mit Schnellhefterklammer, um gelochte Unterlagen einheften zu können und nicht die ganz oder teiloffenen Mappen zum nur Hineinlegen. Da fällt immer die Hälfte raus oder gerät durcheinander, zumindest meiner Erfahrung nach.
Jetzt zum Ordnen und Bewältigen der Papierberge:
Das habe ich oft auf dem Bett probiert zu erledigen, um am Abend völlig erschöpft den übriggebliebenen Kram wieder in die Kisten zu schmeißen und somit das Chaos nie gebändigt bekommen habe. Daher empfehle ich das Wohnzimmer mit Couch, Esstisch, allen Stühlen usw als Ablageorte. Wenn man das nicht an einem Tag schafft, kann man so am nächsten Tag dort weitermachen, wo man am Abend aufgehört hat. Da du @Goofy schon viel geschafft hast, denke ich, dass in deinem Wohnzimmer Platz dafür sein sollte.
Als Vorbereitung dafür braucht man: Genügend Ornder (bekommt man durch die Digitalisierung der Büros überall umsonst, aber wichtig: DER HEBELMECHANISMUS MUSS EINWANDFREI FUNKTIONIEREN), Ordneretiketten, ein paar DIN A 4 Blätter, Bleistift, Radiergummi, Textmarker, Locher, Prospekthülle mit Lochkante, Tackernadelentferner,Trennstreifen für die Ordner, Klebestift, Papiereimer, Dokumentenvernichter (kann man sich zB übers Wochenende aus dem Büro ausleihen oder in der Nachbarschaft ausleihen). Falls das nicht möglich ist eine Extrakiste für die Papiere, die geschreddert werden müssen und nach der Sortieraktion zum Schreddern gebracht werden.
Für jedes Thema gibt es einen eigenen Ordner, nur wenn wirklich wenig Papier anfällt, dürfen mehrere Sachen zusammen in einen Ordner (oder man nimmt gleich die dünnen Ordner), jeder Ordner wird hinten mit Bleistift beschriftet (kann daher jederzeit aktualisiert werden, viel einfacher als "dafür muss ich mich extra an den PC setzen, ein neues Ordneretikett gestalten, ausdrucken und aufkleben.... macht kein Mensch, zumindest kein Messie), bei Bedarf auch mit Jahresangaben.
sortiert wird der Papierberg also nach Themen, also alle Kontoauszüge der Bank x gleich in den Ordner mit der Aufschrift "Kontoauszüge Bank x", Kreditkartenabrechnungen in den nächsten Ordner, Haftpflichtversicherung in den nächsten, Krankenkasse in den nächsten, usw.
wichtig dabei ist, dass alle Papiere sofort in den richtigen Ordner eingeheftet wird und nicht "erstmal auf den Haufen da" gelegt werden. Dadurch sind sie zwar total durcheinander im Ordner, aber immerhin im richtigen und beschrifteten Ordner.
Das sah bei mir so aus, dass ich auf sämtlichen Tischen, Stühlen, der Couch und teilweise auf dem Boden meine künftigen Ordner und bei mir eben noch Hängemappen ausgebreitet habe. Im Großen und Ganzen wusste ich wie viele Ordner ich brauchte, also je einen Ordner pro Versicherung, pro Bank/Geldinstitut, einen Ordner für Bedienungsanleitungen, einen für Kaufbelege (diese auch chronologisch sortieren zumindest bei den Geräten, bei denen man den Kaufbeleg nur wegen der Garantie aufhebt. meine Fahrradbelege habe ich beispielsweise extra in einer Hängemappe "Fahrräder", da die Kaufbelege auch als Eigentumsnachweis gelten, falls mir mal ein Fahrrad trotz polizeilicher Registrierung geklaut wird oder die Eigentumsfrage strittig ist, ihr versteht was ich meine).
Außerdem finde ich es sinnvoll bei zwei unterschiedlichen Versicherungen beim gleichen Versicherungsträger trotzdem 2 getrennte Ordner anzulegen, damit man sich nicht durch die Haftpflichtunterlagen wühlen muss, wenn man doch die Unterlagen zur Hausratsversicherung sucht. Vorausgesetzt der Versicherer trennt das auch feinsäuberlich bei seiner Post, was glaub ich immer der Fall ist.
Genau so trenne ich auch verschiedene Produkte bei ein und demselben Bank oder Kreditinstitut. Kontoauszüge ein Ordner (wer sie nicht online verwaltet), Kreditkartenunterlagen und Auszüge ein anderer Ordner, Schließfach ein Extraordner (bei mir eine Hängematte, da dort nur der Vertrag drin ist und ich ihn dort am schnellsten finde), Rentensparvertrag extra, Geldanlagen extra usw.
Da ich beispieslweise bei mehreren Geldinstituten bin und auch bei mehreren Versicherungsträgern, beschrifte ich meine Ordner/Mappen immer doppelt, zB Haftpflicht bei Versicherung x, Hausrat bei Versicherung y, Rechtschutz bei Versicherung z, Depot bei Bank a, Rentensparvertrag bei Bank b und Schließfach bei Bank c.
Wenn dann mal wieder Post von Versicherung x reinkommt, muss ich nicht lange überlegen und weiß sofort, welchen Ordner ich brauche und im Schadensfall muss ich nicht überlegen, bei welcher Versicherung ich jetzt schon wieder haftpflichtversichert bin. Dauert 5 Minuten einmal vernünftig seine Ordner und Mappen zu beschriften und spart das Leben lang viel Zeit
Nicht mehr relevantes oder unwichtiges Zeug kommt sofort in den Altpapierkarton bzw wird sofort geschreddert oder in den entsprechenden Karton gelegt und schnellsmöglich entsorgt.
So geht man dann den ganzen Berg durch, bis jedes Blatt wegsortiert ist.
jetzt hat man nur noch Ordner mit thematisch passend aber unsortiertem Inhalt und dem geht es jetzt an den Kragen.
Ich lege beispielsweise einen Trennstreifen einer festen Farbe (bei mir ist es rot) zwischen den Papierberg, der bereits sortiert ist und den, der noch nicht sortiert ist, damit man, wenn man unterbrechen muss weiß, wo man stehengeblieben ist.
Je nach Thema des Ordners wird dann chronologisch oder thematisch sortiert und sinnvoll beschriftete Trennstreifen einer anderen Farbe eingefügt, um Überblick zu schaffen. Kontoauszüge werden natürlich chonologisch sortiert und mit Trennstreifen nach Jahren versehen, damit ich mit einem Handgriff die alten entsorgen und schreddern kann und nicht durchblättern muss.
Versicherungsordner sind für mich ein wenig speziell. von den Versicherungspolicen sind bei mir die Orginale im Schließfach und nur die Kopie im Ordner. Diese habe ich mit Textmarker so durchgearbeitet, dass wichtige Informationen was ich im Schadensfall wann an wen wie und wo melden muss, schnell finden kann. Die Police und dazu wichtige Unterlagen sind auch in einer Klarsichthülle ganz hinten im Ordner, durch den Lochstreifen steht sie weit hervor und ich kann schnell drauf zurückgreifen und muss nicht lange suchen.
Auch bei Telefon-, Strom- Gas und sonstigen Verträgen habe ich die Verträge immer griffbereit in Prospekthülle ganz hinten und die Abrechnungen chronologisch davor einsortiert.
Beim Aussortieren bin ich beispielsweise auch auf uralte Kurs- und Fortbildungsunterlagen gestoßen, die entweder nicht mehr aktuell sind oder vom vorvorletzten Arbeitgeber oder die vielleiht interessant wären, die ich mir aber die letzten Jahre nicht angeschaut habe und damit wohl doch nicht so interessant sind, wie ich meinte. Unterm Strich war es erschreckend wie viel ich wirklich im Altpapier entsorgt habe und dass es unterm Strich viel weniger zu sortieren gab, als ich dachte
Seit einiger Zeit klebe ich mir gerne ein weißes Blatt auf die Innenseite des vorderen Ordnerdeckels mit wichtigen Informationen, um nicht jedes Mal in den Schriftstücken suchen zu müssen. Dazu gehört bei mir die Telefonnummer der Sekretärin meines Chefs, wichtige Hotlines (Internethotline bei Internetausfall, dann kann man die nämlich auch nicht mehr googeln ohne mobile Daten zu verbrauchen), Kundennummern, alles Mögliche eben, um unnötiges Blättern zu vermeiden.
Für neu eintreffende Post haben wir einen Eingangskorb mit 2 Fächern, wodurch klar erkennbar ist, welche Post für mich und welche für meinen Partner eingetroffen ist. Post wird sofort geöffnet (meistens eh nur Werbung) und möglichst sofort bearbeitet bzw richtig einsortiert. Falls das mal nicht möglich ist, kommt sie zumindest in den richtigen Ordner obenauf und durch den bei mir roten Trennstreifen getrennt vom sortierten Rest, sodass ich sie zu einem späteren Zeitpunkt richtig einsortieren kann. Ich glaube es ist alles besser als die großen Kisten mit wahllos reingeworfenen Papieren, die sich zu unsortierten Bergen entwickeln.
Hoffentlich ist was dabei, das dir hilft!
